Mi is az a Notion?
A Notion egy webalkalmazás, amivel egy helyen kezelhetők az információk. Írhatunk és feljegyezhetünk teendőket, előre tervezhetünk, gondolatokat rögzíthetünk, projekteket menedzselhetünk, tetszőleges szervezet tetszőleges folyamatait követhetjük, akár egyedül, egyéni vállalkozóként, akár egy nagyobb cég fogaskerekeként tevékenykedünk.
A Notion bármikor és bárhonnan elérhető, csupán egy böngészőre és Internet kapcsolatra van szükségünk.
Manapság már hasonló eszközök garmadája áll rendelkezésünkre, de a Notion – szerintem – kiemelkedik egyszerűségével és szemléletmódjával a többi közül.
Egy rövid angol nyelvű összefoglalót (videót) itt találhat:
Amire egy egyszemélyes vállalkozás használhatja (és nagyon jól teszi, ha használja is!):
- projekt tervezés és kivitelezés
- számla-, szerződés– és dokumentum–menedzsment
- CRM (!)
- Jegyzetelés, ötletek felírása
Amire nagyobb szervezetek használhatják (természetesen a fentebb felsorolt egyszemélyes megoldásokon kívül), integrálva az üzleti folyamataikba:
- Többszereplős feladatok követése, projektkoordináció
- Kreatív energiák, folyamatok dokumentálása
- Csapatok és folyamatok koordinációja
- Integráció más eszközökkel
NAGYON könnyen integráható más rendszerekkel, egyszerűen megtanulható, gyorsan elkezdhetjük használni, eléggé intuitív rendszert lehet kialakítani, sokféleképpen létrehozhatunk automatizációt stb, stb… 24/7 támogatás van (angol nyelvű, de magyar nyelven támogatást nyújtok), a rendszer rendelkezésre állása pedig szinte 100%. Több, mint 10.000 (!) template áll rendelkezésünkre, amennyiben szeretnénk folyamatainkat a Notion segítségével leképezni. Van beépített AI (LLM) is.
Na de pontosan miben segíthetek, hogyan vezetem be a Notiont?
Az átgondolt bevezetési folyamatom során a következő – előre definiált és dokumentált – lépéseken megyünk végig:
As-is analízis
A szervezetben létező adatokat, információkat, a folyamatokat és azok konfigurációit, kapcsolatait mérjük fel első lépésben.
Migrációs (projekt)terv
Nem szükséges mindent átvezetni, lépésenként is lehet haladni. Meghatározzuk, pontosan melyik ponton, hol lehet ténylegesen szükség beavatkozásra, milyen folyamatot szeretnénk támogatni a Notion eszközel. Ennek a folyamatnak elkészítjük a tervezetét, határidőkkel, idő- és költségbecsléssel.
Teszt migráció
A teszt során egy rövidített, többnyire csökkentet scope-pal rendelkező mini projektet hajtunk végre. Kevesebb felhasználóval, egy folyamat kisebb részén vagy csökkentett adatmennyiséggel szimuláljuk és előkészítjuk az éles működést. Itt nagymértékben attól függ a projekt mérete, mennyire szeretnénk gyorsan és mekkora területen a bevezetést megcsinálni.
Éles migráció
Miután a teszt rendben lezajlott, végrehajtjuk az éles bevezetést. A dokumentáció véglegesítése is ebben a szakaszban történik. Az oktatás elengedhetetlen része a tesztnek és az élesbe kapcsolásnak. A folyamat során a régi működés adatainak archiválása, az új rendszerben működés biztonsági mentési koncepciójának a kidolgozása is a feladataink része lehet.
Karbantartás – Támogatás
Továbbra is támogatást nyújtok, a rendszer működése és a haszánlat során folyamatosan jönni fognak új ötletek, testreszabásra érett dolgok.
Projekt megtekinthető itt.
Modulok
A következő modulokat képezhetjük le – közösen – egyszerűen a Notionban az Ön cégében is:
Marketing modul
Legyen az CRM, sales támogatás, vagy operatív marketing teendő (például blogposzt, Youtube videó, TikTok kampány-tervezés), kész megoldással támogatom Önnél a bevezetést.
Eszköznyilvántartás modul
Felvitel, beszerzés, kiosztás, karbantartás/javítás vagy selejtezés, mind leképezhető a Notion segítsgével.
Napi ügyvitel modul
Szerződésmanagement, számlázás, házipénztár, dokumentumok kezelése.
Projektmenedzsment modul
Projektdefiníció és tervezés, végrehajtás és koordináció segítése, monitorozás, lezárás.
Stratégia modul
Vízió, stratégia definíciója, tervezés segítése és a haladás dokumentálása.
Pénzügy modul
Bizonylatok kezelése, tranzakciók követése, kifizetések kezelése.
Gyártás/termelés modul
Folyamatok nyomonkövetése, késztermékek, alkatrészek kezelése.
Beszerzés modul
Alapanyagok, termékek beszerzése, készletkezelés támogatása, szállítókkal való kapcsolattartás nyomonkövetése.
Notion Integrációs lehetőségek
E-mail, API, kézi adatbevitel, adatimport, űrlapok, karakterfelismerés (OCR), tömeges adatbevitel, dashobardok, egyéb automatizmusok és integrációk, akár saját alkalmazással is
Amennyiben szeretne cégében Notiont bevezetni, vagy IT tanácsadást, kérem keressen.
Kép: Nico Indii / Unsplash
